iPad's in het bedrijfleven, de do's en don'ts

Overal zie je iPad's. iPad's in de trein, iPad's op school, iPad's in de collegebanken, op tv en iPad's op kantoor. Alleen merk je dat juist op kantoor de iPad niet zo lekker mee komt. Hoe eenvoudig het thuis is om even een filmpje te kijken of een boek te lezen, hoe moeilijk het is om een vergaderstuk op je iPad te krijgen. Vooral als deze ook nog eens via via moet worden aangeleverd. Het niet lekker meekomen zit hem in het koppelvlak wat gerealiseerd moet worden om bedrijfsdocumentatie digitaal op de iPad te krijgen.

Hoe groter de organisatie, des te meer behoefte er is voor een iPad en het digitaal ontsluiten van informatie op dezelfde iPad. In de praktijk blijkft dat er nog heel wat moet worden gedaan, voordat een stuk ook daadwerkelijk op een iPad gelezen kan worden. Voor een deel licht dat aan de wijze waarop informatie jarenlang is aangeleverd. Digitaal werden rapporten geschreven, vervolgens werden deze rapporten op papier afgedrukt en rond gestuurd. Wat je veelal ziet is dat dit nog steeds gebeurt, alleen is er een extra stap bijgekomen; de afgedrukte stukken worden weer ingescand waardoor deze digitaal beschikbaar worden. Maar de bron was al digitaal en had ook direct doorgestuurd kunnen worden. Kortom een procesverandering is nodig en dat gaat moeilijk als niet iedereen al beschikt over een iPad. Les 1 is dan ook; wil je de iPad binnen een organisatie gaan gebruiken, zorg er dan voor dat iedereen een iPad heeft en kan gebruiken. Zo wordt voorkomen dat er zowel een gedrukt exemplaar als een digitaal exemplaar verspreid moet worden.

Het verspreiden van de digitale stukken, lijkt heel eenvoudig. De meest simpele variant om dit te realiseren is de stukken eenvoudig rond te mailen. Hier kleven wel enkele nadelen aan. Allereerst is mailen niet veilig en als je stukken wilt verspreiden met gevoelige informatie, dan zou je dit zeker niet op deze manier moeten doen. Ten tweede is mailen heel normaal geworden. Alles wordt gemaild, waardoor overzicht houden erg moeilijk wordt. Als je dagelijks meer dan 10 mailtjes binnenkrijgt, zul je merken dat je heel vluchtig er doorheen gaat, als je ze nog opent. Natuurlijk is het mogelijk om e-mails in aparte mappen te plaatsen, waardoor je het wel overzichtelijk houdt. Les 2 zorg dat je een goede manier hebt om het overzicht te bewaren. En pas die meteen vanaf het begin toe.

Organisaties met MS Exchange en MS Outlook kennen ongetwijfeld de agenda. Je maakt een afspraak en plaatst er enkele documenten erbij. Je collega gebruikt de iPad en ziet keurig de afspraak in zijn agenda staan, maar ziet niet dat er stukken als bijlage aan de afspraak verbonden zijn. Dit geldt ook voor alle andere niet Microsoft platformen, zoals bijvoorbeeld Google's Android. Les 4: wanneer je MS Outlook gebruikt, dan zul je niet over alle functionaliteiten van MS Outlook op je iPad kunnen beschikken.

Hoe verspreid je dan de stukken op een wel overzichtelijke en veilige manier? Apple heeft hier nog geen goed alternatief voor. Natuurlijk is er de iCloud, maar of je je gevoelige informatie meteen in de cloud moet zetten is twijfelachtig. Daarbij komt dat Apple in het verleden aardig onder vuur heeft gelegen zoals bij hun iTunes dienst. Zo was er een periode van storingen, waardoor gebruikers een tijd lang niet bij hun spullen konden en dat hun accounts opeens gewist waren. Uiteindelijk is het wel opgelost, maar het punt blijft wil je het bij een bedrijf je informatie plaatsen die in het verleden zulke problemen heeft gekend? Het alternatief is een ander bedrijf of zelf gaan hosten. Hierbij zijn verschillende opties. Deze lopen uiteen van ftp en sftp servers tot MS SharePoint. Veel organisaties gebruiken SharePoint al en is daarmee de defacto standaard. Met apps als SharePlus en Filamente is ook op de iPad SharePoint sites goed te benaderen. Beter dan de andere oplossingen.

Voor het verspreiden van stukken wordt ook vaak diensten als dropbox geopperd. Afgezien van het feit dat dropbox niet erg veilig is, is het ook niet bedoeld om bestanden met anderen te delen. Het kan ermee, maar dat wil niet zeggen dat het zo zou moeten. Dropbox is vooral bedoeld om eigen stukken over verschillende apparaten, zeg je Android phone, je PC en je iPad toegankelijk te maken. En ja, je kunt iemand anders ook teogang geven tot die documenten. Jij zult zelf die toegang moeten gaan regelen. Versiebeheer is een crime en wat te denken van het snel verspreiden van virussen? Wat bij persoon X staat, staat vrij snel bij iedereen op een apparaat.

Advies is let goed op wat je wilt delen en denk goed na over hoe je het wilt delen. De echte oplossing is er nog niet, maar die zal binnenkort wel komen. Tot die tijd, verwacht niet dat je vergaderstukken als bij een toverslag op je iPad staat.